Chave de acesso da nota fiscal: o que é? Saiba como consultar

A nota fiscal eletrônica é um dos documentos mais utilizados pelos brasileiros, e seu formato digital contribui com a agilidade nos processos das empresas, bem como facilita a gestão contábil e reduz os custos. Dentro dos diversos elementos que compõem a NF-e, a chave de acesso da nota fiscal é uma informação essencial.

É ela quem dá acesso à nota fiscal, sendo única em cada documento, e é usada para consulta da NF-e.

Com ela, é mais fácil conferir o documento e mantê-lo armazenado pelo período de 5 anos previsto em Lei.

Por se tratar de uma condição relativamente nova, muitos empresários ainda ficam confusos com a chave de acesso, não sabendo bem onde encontrá-la e tendo problemas com a organização tributária.

Para esclarecer esse assunto, que tal conhecer tudo sobre a chave de acesso da nota fiscal?

Acompanhe até o final e boa leitura!

O que é a chave de acesso da nota fiscal?

Uma sequência numérica composta por 44 dígitos, a chave de acesso da nota fiscal é única e, além de presente na NF-e, pode ser encontrada no arquivo XML da nota e no DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Concedendo mais segurança para os documentos emitidos justamente por não existir duas chaves de acesso iguais, fica fácil distinguir uma nota da outra, trazendo menos confusão para a contabilidade da sua empresa.

Em resumo, a chave de acesso da nota fiscal é um código que permite o acesso do documento de nota fiscal, bem como o seu download para armazenamento e consulta.

É importante também, nesse tópico, ter ciência da Portaria RFB 849/2020, que revogou desde 1° de julho de 2020 o acesso aos dados e informações relativos à NF-e por terceiros.

O que isso quer dizer?

Significa que não é mais permitido consultar os dados completos da NF-e e baixar o seu respectivo XML sem um certificado digital, atualizado e funcional.

Isso trouxe mais segurança para os documentos eletrônicos, bem como para a contabilidade das empresas.

Para que serve a chave de acesso da nota fiscal?

Com a chave de acesso, as operações comerciais e os registros contam com maior rapidez na sua execução e consulta.

Isso porque não é preciso passar por várias etapas de verificação para consultar a nota fiscal eletrônica completa.

Além disso, ela identifica cada nota, funcionando como uma espécie de RG do documento, trazendo caráter exclusivo para cada emissão.

É também a chave de acesso que permite a consulta ao arquivo XML, que é a versão digital da nota fiscal.

Em suma, a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é muito importante para que as empresas mantenham sua contabilidade organizada, tendo uma gestão financeira eficiente e evitando problemas com o Fisco.

Como é formada a chave de acesso de uma NF-e?

Os 44 dígitos da chave de acesso da nota fiscal não é uma formação automática de números aleatórios.

Cada parte desses números corresponde a dados que são importantes sobre a nota fiscal em questão, e também sobre a empresa.

Que tal explorarmos um pouco sobre o significado de cada um desses dígitos?

Em ordem de aparição, confira o que quer dizer cada um dos números:

• 2 primeiros dígitos: cUF, que é o Código da Unidade Federativa em que a empresa que está emitindo a NF-e está localizada;
• 4 dígitos: AAMM, sendo o ano e o mês em que a nota foi emitida;
• 14 dígitos: o número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, ou seja, o CNPJ da empresa;
• 2 dígitos: o mod, ou modelo da NF-e;
• 3 dígitos: a série da nota fiscal eletrônica;
• 9 dígitos: nNF, o número da nota fiscal eletrônica;
• 1 dígito: tpEmis, configurando o tipo de emissão do documento;
• 8 dígitos: cNF, que é o código numérico da chave de acesso;
• 1 dígito: cDV, que é o dígito verificador da chave de acesso da NF-e.

Para ajudar na hora de consultar a sua chave de acesso, confira abaixo quais os códigos da Unidade Federativa destinados para cada Estado e o Distrito Federal:

• 11: Rondônia – RO;
• 12: Acre – AC;
• 13: Amazonas – AM;
• 14: Roraima – RR;
• 15: Pará – PA;
• 16: Amapá – AP;
• 17: Tocantins – TO;
• 21: Maranhão – MA;
• 22: Piauí – PI;
• 23: Ceará – CE;
• 24: Rio Grande do Norte – RN;
• 25: Paraíba – PB;
• 26: Pernambuco – PE;
• 27: Alagoas – AL;
• 28: Sergipe – SE;
• 29: Bahia – BA;
• 31: Minas Gerais – MG;
• 32: Espírito Santo – ES;
• 33: Rio de Janeiro – RJ;
• 35: São Paulo – SP;
• 41: Paraná – PR;
• 42: Santa Catarina – SC;
• 43: Rio Grande do Sul – RS;
• 50: Mato Grosso do Sul – MS;
• 51: Mato Grosso – MT;
• 52: Goiás – GO;
• 53: Distrito Federal – DF.

Analisando cada um dos propósitos dos dígitos, fica mais fácil identificar o padrão presente nas chaves de acesso das notas fiscais emitidas pela sua empresa, certo?

Ainda explorando os dígitos que compõem a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, vamos saber mais sobre o dígito verificador presente na sequência.

Cálculo do Dígito Verificador

Para saber qual deve ser o dígito verificador da sua nota, é feito um cálculo com todos os 43 números restantes da chave.

Assim, teremos nesse cálculo:

Código da UF + Data da emissão + CNPJ da empresa emitente + Modelo + Série + Número da NF-e + Código numérico

De acordo com o Manual de Orientações do Contribuinte, que você pode consultar no site da Fazenda, o cálculo de dígito verificador é feito pelo módulo 11 dos 43 primeiros algarismos.

Aqui, deve ser multiplicado cada algarismo, sempre da direita para a esquerda, pelos multiplicadores 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Depois disso, deve ser feita a soma de todos os resultados, e dividir esse total por 11.

O número do dígito verificador será o resultado da diferença entre 11 e o resultado da divisão.

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Como encontrar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?

Agora que temos maior conhecimento sobre a chave de acesso da nota fiscal e o significado de cada um desses dígitos, fica claro que é impossível prever como será a formação dos 44 números que compõem a chave.

Quando o recebimento da nota não acompanha a DANFE, fica mais complicado acessar a chave e conseguir checar a nota.

Nesse tipo de caso, e em outras possíveis problemáticas, existem outras formas de encontrar a chave de acesso da nota fiscal.

Confira abaixo essas soluções:

No portal da SEFAZ

É possível verificar o número da chave de acesso por meio do portal da Secretaria de Fazenda, acessando o site.

Para realizar essa consulta, é importante ter em mente que é necessário o uso do Certificado Digital, atualizado.

Esse é um método que talvez não seja o mais prático, considerando que as consultas são feitas uma a uma, o que pode atrasar o acesso quando são vários documentos.

Solicitar ao fornecedor

No caso de uma compra realizada ou um serviço prestado que não foi acompanhado pela nota fiscal eletrônica, é possível entrar em contato com o fornecedor em questão e solicitar a DANFE.

Como sabemos que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica conta com a chave de acesso em suas informações, você consegue ter o número em mãos com esse arquivo.

Enviar a nota fiscal, seja por e-mail ou por outro método de envio, é dever do fornecedor, e direito do solicitante ter essa documentação.