Como Emitir XML de Nota Fiscal sem Erros

No que se refere à integração, acaba sendo essencial saber como emitir XML de nota fiscal.

A partir de 2005, com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a sigla XML acabou se tornando muito popular no Brasil. No entanto, a verdade é que alguns contribuintes ainda possuem dúvidas a esse respeito.

Muito além de querer saber do que se trata, ainda há aqueles que procuram saber como emitir XML de nota fiscal.

Então, se você quer entender um pouco melhor sobre esse assunto, basta continuar a sua leitura nos parágrafos seguintes que iremos falar sobre os principais detalhes deste assunto.

O que é arquivo XML?

Antes de falarmos sobre como emitir XML de nota fiscal, você sabe exatamente do que se trata?

Em suma, o XML, que significa eXtensible Markup Language, é uma linguagem de marcação desenvolvida pelo W3C (World Wide Web Consortium).

Ele é bastante útil para armazenar e transportar dados, de uma maneira que seja tanto legível para humanos quanto útil para máquinas.

Um arquivo XML é um documento de texto que usa tags (semelhantes às usadas em HTML) para definir e organizar o conteúdo.

Porém, você pode personalizar tags do arquivo XML, permitindo que ele crie uma estrutura de dados que se adequa ao seu propósito específico.

No caso de notas fiscais eletrônicas, o arquivo XML armazena todas as informações sobre a transação, incluindo os detalhes do produto, o valor da transação, os impostos pagos e as informações de contato do vendedor e do comprador.

Além disso, você pode ler o arquivo XML por softwares específicos, o que permite acessar todos os detalhes da transação.

Qual a diferença entre Danfe e nota fiscal?

Nota Fiscal e DANFE são todos elementos que se relacionam ao processo de documentação de transações comerciais, mas cada um tem um papel específico:

Nota Fiscal

A Nota Fiscal é um documento fiscal que registra a transferência de propriedade ou a prestação de serviços entre duas partes.

Ela registra detalhes como os produtos ou serviços vendidos, os valores, a data da transação, os detalhes do vendedor e do comprador, entre outros.

A Nota Fiscal é um documento legal e é exigida pelo governo para fins de tributação.

DANFE

O DANFE, ou Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica.

Ele contém menos detalhes do que a Nota Fiscal Eletrônica ou o XML da Nota Fiscal, mas ainda inclui informações essenciais, como os dados do emissor e do receptor, a descrição dos produtos ou serviços e o valor total da transação.

O DANFE também contém um código de barras que pode ser usado para acessar a versão completa do XML da Nota Fiscal.

Importante frisar que o DANFE não substitui a Nota Fiscal, ele apenas serve como um documento auxiliar para acompanhar o trânsito de mercadorias e facilitar a consulta da Nota Fiscal Eletrônica no site da Secretaria da Fazenda.

Como emitir XML de nota fiscal?

Se você quer saber como emitir XML de nota fiscal, basta seguir o passo a passo logo a seguir:

Certificado digital

A primeira coisa que deve ter em mente é que, para poder fazer a emissão do XML de uma determinada nota fiscal, é preciso ter um Certificado Digital.

Quanto a esse respeito, é interessante saber que há diversas empresas autorizadas para fazer a emissão do certificado digital, sendo as duas mais conhecidas a Serasa Experian e a Certisign.

Software de emissão de Nota Fiscal

Em seguida, outra coisa que precisa saber sobre como emitir XML de nota fiscal, é a respeito de usar um software.

Assim que conseguir o seu certificado digital, o próximo passo é ter um software que irá permitir a sua emissão de notas.

Tenha em mente que existem diversas alternativas no mercado e, portanto, o ideal é escolher de acordo com o que mais lhe agradar.

Existem desde softwares mais complexos até os que são mais simples e intuitivos, bem como versões gratuitas quanto pagas.

Cadastrar informações da empresa e do produto

A partir do momento que já cumpriu todas as etapas anteriores, assim que acessar o software de emissão de nota, é preciso cadastrar todos os dados da sua empresa, bem como os produtos que irá vender.

Emitir a Nota Fiscal

Após o cadastro das informações necessárias, você poderá emitir a nota fiscal. Normalmente, o software irá preencher automaticamente o XML da nota fiscal com as informações cadastradas.

Transmitir a Nota Fiscal

Após a emissão da nota fiscal, o software irá transmitir o XML para a Secretaria da Fazenda do seu estado. Se tudo estiver correto, a nota fiscal será autorizada e você receberá o XML autorizado de volta.

Guardar o XML

Finalmente, você deve guardar o XML da nota fiscal. É importante manter uma cópia de todos os XMLs emitidos, pois eles são a prova de que a nota fiscal foi emitida e autorizada.

Por quanto tempo devo guardar o arquivo XML da Nota Fiscal?

Além de saber como emitir XML de nota fiscal, é indispensável entender quanto tempo é preciso manter o arquivo.

Afinal de contas, a gestão adequada dos documentos fiscais é essencial para qualquer empresa.

Entre os documentos mais importantes estão os arquivos XML de notas fiscais, que servem como um registro digital de transações. Mas por quanto tempo é preciso mantê-los em arquivo?

Obrigações legais

Por lei, as empresas tem a obrigação de guardar arquivos XML de notas fiscais por um período mínimo de 5 anos.

Quem determina esse período é o Artigo 195 do Código Tributário Nacional (CTN), que estabelece um prazo de 5 anos para a Fazenda Pública constituir créditos tributários contra o contribuinte.

Fiscalizações

No caso de uma fiscalização, a empresa precisa ser capaz de apresentar todos os arquivos XML das notas fiscais emitidas e recebidas nos últimos 5 anos. Falhar em apresentar esses documentos pode resultar em penalidades, incluindo multas.

Quais são as melhores práticas de gestão de arquivos XML?

Não basta somente saber como emitir XML de nota fiscal, mas sim de que forma realizar o seu armazenamento.

Armazenamento seguro

Considerando a importância desses arquivos, é importante que as empresas armazenem os XMLs de notas fiscais de forma segura.

Isso pode incluir cópias de segurança digitais, como um servidor em nuvem, além de cópias físicas.

Organização e acesso

A organização adequada dos arquivos XML de notas fiscais também é essencial. Eles devem ser facilmente acessíveis para consulta e verificação.

Sistemas de gestão de documentos podem ajudar as empresas a manter os arquivos organizados e prontos para acesso quando necessário.

Em suma, a resposta para a pergunta "por quanto tempo devo guardar o arquivo XML da nota fiscal?" é um mínimo de 5 anos para cumprir com as obrigações legais.

No entanto, é uma boa prática manter esses arquivos seguros e organizados além desse prazo para facilitar qualquer possível necessidade futura.