Emitir Nota Fiscal de Retorno: Instruções e requisitos

Emitir nota fiscal de retorno é uma prática essencial para empresas que operam no mercado brasileiro, garantindo conformidade com as obrigações fiscais e facilitando a movimentação de mercadorias.

Esse tipo de nota fiscal é emitido em situações específicas, como o retorno de mercadorias enviadas para demonstração, conserto ou qualquer outra finalidade temporária.

No entanto, para que o processo seja realizado corretamente, é fundamental compreender os requisitos legais e os passos necessários.

Neste artigo, vamos falar tudo o que você precisa saber para emitir nota fiscal de retorno de maneira eficiente e segura, assegurando que sua empresa esteja em dia com a legislação tributária vigente.

O que é a Nota Fiscal de Retorno?

A nota fiscal de retorno é um documento utilizado para registrar a devolução de mercadorias ao remetente original.

Esse procedimento ocorre quando uma mercadoria que havia sido enviada para um propósito específico precisa retornar à empresa de origem. Ela é essencial para formalizar o trânsito da mercadoria e evitar problemas com o fisco.

As situações mais comuns que requerem a emissão de nota fiscal de retorno incluem o envio de produtos para:

• Demonstração;
• Reparos;
• Industrialização;

Em todas essas situações, a legislação exige que a mercadoria seja acompanhada de documentos fiscais apropriados, tanto na saída quanto no retorno.

Quando emitir Nota Fiscal de Retorno?

A emissão da nota fiscal de retorno é obrigatória sempre que mercadorias retornam ao estabelecimento de origem após terem sido enviadas para finalidades específicas.

Esse procedimento assegura que a operação esteja devidamente documentada, tanto para fins fiscais quanto para controle interno da empresa. As situações em que a emissão da nota fiscal de retorno é necessária incluem diversos cenários, como mercadorias enviadas para conserto, comodato, demonstração ou industrialização.

Cada caso exige atenção especial para garantir a correta aplicação das regras fiscais e evitar possíveis sanções.

Mercadorias enviadas para conserto ou manutenção

Quando uma mercadoria é enviada para conserto ou manutenção, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa para registrar o envio.

Após a conclusão do reparo ou manutenção, a mercadoria retorna ao remetente original, e a emissão da nota fiscal de retorno é indispensável para registrar essa operação.

Nesse caso, o documento deve especificar o motivo do retorno e referenciar a nota fiscal emitida na saída.

Assim, a empresa mantém o controle sobre a mercadoria e se mantém em conformidade com a legislação tributária.

Produtos enviados em regime de comodato

O regime de comodato envolve o empréstimo de bens sem custo, geralmente com o objetivo de facilitar operações do cliente ou parceiro comercial.

Ao final do período acordado ou quando o equipamento não é mais necessário, os produtos devem ser devolvidos ao proprietário original.

Emitir nota fiscal de retorno é imprescindível nesse contexto, pois regulariza a devolução dos bens e previne problemas fiscais.

Além disso, a correta identificação da nota fiscal de remessa original é fundamental para evitar inconsistências.

Itens enviados para demonstração ou teste por um cliente

Muitas empresas enviam produtos para demonstração ou teste, permitindo que os clientes avaliem os itens antes de tomar uma decisão de compra.

Quando os produtos retornam à empresa, é obrigatório emitir uma nota fiscal de retorno. Esse procedimento assegura que a movimentação esteja documentada e evita interpretações fiscais equivocadas que poderiam caracterizar a operação como uma venda.

Para facilitar o acompanhamento, empresas podem consultar Danfe online e verificar as informações associadas à nota fiscal original, garantindo precisão na emissão do documento de retorno.

Materiais remetidos para industrialização por terceiros

Quando uma empresa envia materiais para industrialização por terceiros, a emissão da nota fiscal de remessa deve ser acompanhada do registro detalhado dos itens enviados.

Após o término do processo de industrialização, os materiais ou produtos acabados retornam ao estabelecimento original, exigindo a emissão de uma nota fiscal de retorno.

Esse documento deve indicar os mesmos detalhes da nota fiscal de saída, como descrição dos materiais e valores, além de referenciar a nota fiscal anterior para garantir a rastreabilidade da operação.

Emitir nota fiscal de retorno em cada uma dessas situações é essencial para assegurar a conformidade com a legislação fiscal, evitar autuações e manter o controle sobre as mercadorias da empresa.

Requisitos para emitir Nota Fiscal de Retorno

Antes de emitir nota fiscal de retorno, é necessário observar uma série de requisitos legais e técnicos. Esses requisitos garantem que o documento esteja em conformidade com as normas fiscais brasileiras.

Cadastro e credenciais

A empresa emissora deve estar devidamente cadastrada no sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas da Secretaria da Fazenda. Além disso, o CNPJ, inscrição estadual e demais dados fiscais devem estar atualizados.

Identificação da Nota Fiscal original

Uma das exigências mais importantes para emitir nota fiscal de retorno é referenciar a nota fiscal original que acompanhou a mercadoria na saída. Isso permite rastrear a operação e comprovar que o retorno está relacionado à remessa anterior.

Informações essenciais na Nota Fiscal

A nota fiscal de retorno deve conter algumas informações essenciais, incluindo:

• Dados completos do remetente e do destinatário.
• Descrição detalhada da mercadoria retornada, incluindo quantidade, unidade e valor.
• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) adequado para o tipo de retorno.
• Motivo do retorno, como conserto concluído, fim de demonstração ou outra justificativa válida.
• Identificação clara da nota fiscal original.

Classificação tributária

A classificação tributária é outro aspecto importante. A tributação no retorno pode variar dependendo da natureza da operação inicial.

Em alguns casos, como devolução de mercadorias enviadas em comodato, a operação pode ser isenta de impostos, mas isso deve ser verificado com um contador.

Passo a passo para Emitir Nota Fiscal de Retorno

O processo para emitir nota fiscal de retorno pode variar dependendo do sistema utilizado pela empresa, mas em linhas gerais, envolve os seguintes passos:

1. Acesse o sistema de emissão de notas fiscais utilizado pela empresa e selecione a opção de emissão de nota fiscal de devolução ou retorno.
2. Preencha os dados do destinatário (que será o remetente original da mercadoria).
3. Insira as informações da mercadoria, incluindo descrição, quantidade e valores.
4. Escolha o CFOP adequado. Por exemplo, o código 5.949 é utilizado para retorno de mercadorias recebidas para industrialização dentro do estado.
5. Referencie a nota fiscal original utilizando seu número e chave de acesso.
6. Verifique as informações tributárias e finalize a emissão da nota fiscal.

CFOPs Comuns para Nota Fiscal de Retorno

Os CFOPs são códigos que identificam a natureza de uma operação fiscal. Na emissão de notas fiscais de retorno, os códigos variam conforme a finalidade do retorno e a localização do destinatário. Abaixo está uma tabela com os CFOPs mais comuns para este tipo de operação.

A seleção correta do CFOP é fundamental para evitar erros no preenchimento da nota fiscal e garantir o enquadramento tributário correto.

Dicas para evitar erros na emissão

Evitar erros ao emitir nota fiscal de retorno é essencial para não gerar problemas fiscais. Algumas práticas podem ajudar a garantir que o documento seja emitido de forma correta:

• Confirme todas as informações antes de finalizar a emissão, incluindo dados do destinatário e a referência à nota fiscal original.
• Utilize um sistema de gestão integrado para emitir notas fiscais de maneira automatizada, minimizando o risco de erros manuais.
• Consulte regularmente um contador ou especialista fiscal para garantir que as operações estejam em conformidade com as atualizações legislativas.