Passo a passo para a correta escrituração de Notas Fiscais

A escrituração de notas fiscais é uma tarefa fundamental para a gestão financeira e fiscal de qualquer empresa.

Ela é a base para o correto recolhimento de impostos e para a manutenção da saúde financeira da organização.

Além disso, manter as notas fiscais devidamente escrituradas e arquivadas é uma exigência legal.

Contudo, muitos empresários e profissionais da área contábil ainda têm dúvidas sobre como realizar essa atividade da maneira correta.

Então, se você quer entender um pouco melhor sobre como é o passo a passo para fazer a escrituração de notas fiscais da maneira correta, basta continuar a sua leitura nos parágrafos seguintes.

O que é a Escrituração de Notas Fiscais?

A escrituração de notas fiscais é o processo de registrar e documentar todas as operações de entrada e saída de mercadorias ou prestação de serviços de uma empresa.

Esse procedimento é fundamental para manter o controle financeiro e fiscal da organização, garantindo o correto recolhimento de impostos e a conformidade com a legislação vigente.

A correta escrituração das notas fiscais é vital para o bom funcionamento de qualquer empresa.

Ela permite o controle adequado do fluxo de mercadorias e serviços, a apuração correta dos impostos a serem recolhidos e a prevenção de possíveis problemas fiscais e financeiros.

Além disso, é a partir dela que se gera a escrituração fiscal e contábil da empresa, documentos essenciais para a tomada de decisões estratégicas e para a prestação de contas ao fisco e a outros stakeholders.

Como é o passo a passo para a correta escrituração de Notas Fiscais?

Ainda que muitas pessoas acreditem se tratar de um processo complicado, a verdade é que existem algumas dicas que com certeza irão deixar tudo muito mais simples.

Quanto a isso, basta conferir o nosso passo a passo a seguir:

Organizando Documentos Fiscais

Antes de qualquer escrituração, é crucial ter todos os documentos fiscais organizados, como notas fiscais de entrada e saída, boletos e comprovantes de pagamento.

Escolhendo o Sistema de Escrituração

Opte por um sistema de escrituração que se alinhe com o porte e as necessidades da sua empresa. Pode ser manual, planilhas eletrônicas ou um software dedicado.

Classificando as Transações

Categorize cada transação corretamente, atribuindo códigos e categorias apropriadas para facilitar a análise posterior.

Lançando as Informações

Com os documentos e categorias estabelecidos, é hora de realizar os lançamentos no sistema escolhido, registrando cada movimentação de forma clara e concisa.

Cálculo de Impostos

Um dos aspectos mais delicados, o cálculo de impostos deve ser preciso. Calcule o valor devido para cada transação e certifique-se de separar corretamente os impostos a recuperar.

Conciliação Bancária

Cruze os dados registrados com as informações do extrato bancário para garantir que não haja discrepâncias e que todas as movimentações estejam registradas.

Regularidade na Escrituração

Mantenha um cronograma regular para a escrituração. Isso evita acumulo de trabalho e possíveis erros por falta de registro.

Backup e Armazenamento

Faça backups periódicos e armazene as informações de forma segura. A perda de dados pode ser prejudicial e gerar problemas futuros.

Revisão e Auditoria Interna

Realize revisões periódicas e, se possível, uma auditoria interna para identificar possíveis erros ou inconsistências.

Atualização Legal

Esteja ciente das mudanças na legislação fiscal que possam impactar a escrituração. Mantenha-se atualizado para garantir a conformidade.

Treinamento da Equipe

Caso tenha uma equipe responsável pela escrituração, ofereça treinamento para que todos entendam a importância e a forma correta de realizar o processo.

Uso de Tecnologia

Aproveite a tecnologia disponível, como softwares de automação, para agilizar e otimizar o processo de escrituração.

Consultoria Externa

Se necessário, considere contratar consultoria externa para garantir que tudo esteja em ordem e em conformidade com as regulamentações vigentes.

Mantendo a Qualidade

A escrituração de notas fiscais é contínua. Mantenha a qualidade ao longo do tempo, garantindo precisão e consistência.

Por que a correta escrituração de notas fiscais é importante

Fazer a escrituração de notas fiscais da forma correta é indispensável por uma série de fatores. Mas, dentre as principais, podemos mencionar as seguintes:

Cumprimento das Obrigações Legais

O primeiro e mais óbvio motivo para a correta escrituração de notas fiscais é o cumprimento das obrigações legais.

A legislação brasileira exige que as empresas mantenham registros detalhados de todas as suas operações comerciais.

A não conformidade com essas regras pode resultar em penalidades severas, incluindo multas substanciais e até mesmo a suspensão das atividades da empresa.

Controle Financeiro

A escrituração adequada das notas fiscais é essencial para manter o controle financeiro da empresa.

Ela permite o monitoramento do fluxo de caixa, a verificação da lucratividade das operações e a tomada de decisões estratégicas sobre investimentos e cortes de despesas.

Sem um registro preciso das operações comerciais, a gestão financeira da empresa fica comprometida, o que pode levar a problemas de liquidez e, em casos extremos, à falência.

Apuração Correta dos Impostos

A apuração dos impostos devidos é diretamente afetada pela escrituração das notas fiscais.

Uma escrituração incorreta pode resultar tanto em pagamento insuficiente de impostos, o que pode acarretar multas e penalidades, quanto em pagamento excessivo, o que representa um desperdício de recursos que poderiam ser melhor empregados em outras áreas da empresa.

Portanto, a correta escrituração das notas fiscais é essencial para a saúde financeira da organização.

Prevenção de Fraudes

A correta escrituração das notas fiscais também é uma ferramenta importante para a prevenção de fraudes.

Ela permite o rastreamento de todas as operações comerciais da empresa, facilitando a detecção de irregularidades e a identificação de possíveis fraudes.

Além disso, a manutenção de registros detalhados das operações comerciais é uma exigência para a realização de auditorias internas e externas.

Conclusão

A correta escrituração de notas fiscais é um componente essencial da gestão financeira e fiscal de qualquer empresa.

Ela não só garante o cumprimento das obrigações legais, como também contribui para o controle financeiro da organização, a apuração correta dos impostos e a prevenção de fraudes.

No mundo digital de hoje, ferramentas como emitir DANFE online tornaram o processo mais fácil e eficiente, eliminando a necessidade de manter registros físicos volumosos e reduzindo a margem de erro.

Portanto, é fundamental que os empresários e profissionais da área contábil estejam bem informados sobre as melhores práticas de escrituração de notas fiscais e utilizem as ferramentas disponíveis para garantir a conformidade e a saúde financeira de suas organizações.