Rejeições comuns em NFe e como evitá-las
Saiba quais são as rejeições comuns em NFe e as melhores práticas para evitar esses problemas.
A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) é um procedimento essencial para a regularidade fiscal das empresas, garantindo a transparência e a conformidade com a legislação tributária.
No entanto, é comum que durante o processo de emissão ocorram rejeições, que podem ser causadas por uma série de motivos, desde erros simples de preenchimento até questões mais complexas relacionadas à validação dos dados.
Essas rejeições podem acarretar em problemas diversos, como atrasos na entrega de mercadorias, dificuldades no recebimento de pagamentos e até mesmo penalidades fiscais.
Portanto, é fundamental que as empresas estejam atentas aos possíveis motivos de rejeição e adotem medidas para evitá-los.
No decorrer deste conteúdo, vamos falar sobre algumas das rejeições mais comuns em NFe, explicando suas causas e apresentando soluções para evitá-las.
Rejeições comuns em NFe e como evitá-las
Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) sem erros é essencial para evitar problemas com a fiscalização e assegurar que as transações comerciais sejam concluídas sem contratempos.
No entanto, diversos erros podem ocorrer durante o processo de emissão, resultando em rejeições que impactam diretamente na eficiência e na conformidade fiscal das empresas.
Abaixo, discutiremos algumas das rejeições mais comuns em NFe, suas causas e como evitá-las para garantir uma emissão mais precisa e segura.
Inscrição Estadual do Destinatário Não Informada — Rejeição 232
A Rejeição 232 ocorre quando a Inscrição Estadual (IE) do destinatário da NFe não é informada no documento.
A IE é um registro estadual que permite que as empresas realizem operações comerciais dentro do estado, e a falta dessa informação invalida a NFe.
A causa mais frequente dessa rejeição é a falta de informação sobre a IE no documento. O emissor pode esquecer de incluir essa informação no campo apropriado, ou pode ocorrer um erro de digitação, resultando na inclusão incorreta da IE.
Além disso, é possível que o destinatário não esteja devidamente cadastrado com uma IE ativa, especialmente se for uma empresa nova ou se houver mudanças recentes no cadastro.
Para evitar a Rejeição 232, é fundamental verificar todos os dados do destinatário antes de emitir a NFe, assegurando que a Inscrição Estadual esteja correta e completa.
Manter os cadastros dos clientes atualizados é essencial, garantindo que a IE esteja ativa e correta.
Automatizar processos de emissão de NFe utilizando sistemas de gestão que integram automaticamente as informações cadastrais dos clientes pode reduzir a margem de erro humano.
Ferramentas de validação de NFe também são úteis, pois ajudam a detectar campos obrigatórios não preenchidos antes da emissão final.
Operação Interestadual e UF de Destino Igual a UF de Origem — Rejeição 772
A Rejeição 772 ocorre quando há uma operação interestadual, ou seja, entre diferentes estados, mas a Unidade Federativa (UF) de destino é informada como sendo a mesma da UF de origem. Essa inconsistência resulta na rejeição da NFe.
A principal causa dessa rejeição é o erro de preenchimento, onde a UF de destino é informada incorretamente como sendo a mesma da UF de origem.
Isso pode ocorrer devido a desatenção ao detalhar os campos específicos da operação interestadual ou por falhas nas configurações dos sistemas de emissão que não distinguem corretamente entre operações interestaduais e operações dentro do mesmo estado.
Para evitar a Rejeição 772, é vital revisar cuidadosamente todos os dados da NFe antes da emissão, com especial atenção aos campos relacionados à UF de origem e destino.
Garantir que a equipe responsável pela emissão das NFes esteja bem treinada e ciente da importância de preencher corretamente esses campos é essencial.
Utilizar sistemas de emissão de NFe com validações automáticas para operações interestaduais pode alertar o usuário sobre possíveis inconsistências.
Implementar políticas de checagem dupla, onde um segundo responsável revisa a NFe antes de sua emissão final, também pode ajudar a assegurar a precisão das informações.
IE do Destinatário Não Vinculada ao CNPJ [Não Habilitado como Contribuinte na UF] — Rejeição 234
A Rejeição 234 ocorre quando a Inscrição Estadual (IE) do destinatário não está vinculada ao CNPJ informado na Nota Fiscal Eletrônica (NFe).
Esse problema pode surgir se o destinatário não estiver habilitado como contribuinte na Unidade Federativa (UF) onde a operação está sendo realizada.
A causa mais comum para essa rejeição é a falta de vinculação entre a IE e o CNPJ no cadastro estadual do destinatário.
Isso pode acontecer se o destinatário estiver utilizando um CNPJ que não possui uma IE ativa na UF correspondente ou se houver um erro no cadastro da empresa junto à Secretaria da Fazenda Estadual. Além disso, a inserção incorreta de dados durante a emissão da NFe pode resultar na rejeição.
Para evitar a Rejeição 234, é crucial que o emissor da NFe verifique a vinculação da IE com o CNPJ do destinatário antes da emissão.
Manter um cadastro atualizado e preciso dos clientes é fundamental. Ferramentas de validação de NFe e sistemas de gestão integrados podem ajudar a garantir que as informações estejam corretas.
Além disso, é aconselhável consultar a situação cadastral do destinatário junto à Secretaria da Fazenda da UF correspondente para assegurar que ele está habilitado como contribuinte.
Falha no SCHEMA — Rejeição 215
A Rejeição 215 ocorre quando há uma falha no SCHEMA XML da NFe. O SCHEMA XML é uma estrutura de dados que define as regras e o formato que a NFe deve seguir.
Qualquer desvio dessas regras resulta em uma falha de validação e, consequentemente, na rejeição da NFe.
As falhas no SCHEMA geralmente ocorrem devido a erros de formatação no arquivo XML da NFe. Isso pode incluir tags ausentes, campos obrigatórios não preenchidos, erros de codificação ou a inclusão de informações em formatos incorretos.
Utilizar softwares de emissão de NFe que não estão atualizados ou que não seguem as especificações do SCHEMA vigente também pode resultar nessa rejeição.
Para evitar a Rejeição 215, é fundamental utilizar softwares de emissão de NFe que estejam sempre atualizados com as últimas versões do SCHEMA XML exigidas pela Receita Federal.
Realizar uma validação prévia do arquivo XML antes de sua transmissão pode ajudar a identificar e corrigir erros de formatação.
Ferramentas automatizadas de validação de SCHEMA podem ser integradas aos sistemas de emissão para assegurar que o arquivo XML esteja conforme as especificações.
Emitente Não Habilitado para Emissão de NFe — Rejeição 203
A Rejeição 203 ocorre quando o emitente da NFe não está habilitado para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.
Isso significa que a empresa emitente não está autorizada pela Secretaria da Fazenda do seu estado a emitir NFes, seja por falta de cadastro ou por problemas de habilitação.
As causas para essa rejeição podem incluir a falta de habilitação do CNPJ do emitente junto à Secretaria da Fazenda Estadual, problemas cadastrais, ou até mesmo a suspensão da autorização para emissão de NFes devido a irregularidades fiscais ou administrativas.
Em alguns casos, mudanças no regime tributário ou na atividade econômica da empresa também podem impactar a habilitação para emissão de NFes.
Para evitar a Rejeição 203, é imprescindível garantir que a empresa esteja devidamente habilitada para emitir NFes.
Isso envolve verificar regularmente a situação cadastral junto à Secretaria da Fazenda Estadual e resolver qualquer pendência ou irregularidade que possa comprometer a habilitação.
Manter um bom relacionamento com o contador e a conformidade com as obrigações fiscais também é importante.
Utilizar sistemas de gestão que alertem sobre a situação cadastral do emitente pode ajudar a identificar problemas de habilitação antes da emissão das NFes.
Ao entender essas rejeições comuns e implementar medidas preventivas, as empresas podem otimizar seu processo de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, assegurando maior eficiência e conformidade com a legislação fiscal.
