Como emitir DANFE sem complicações: Guia passo a passo

Primeiramente, saber como emitir DANFE é muito importante no dia a dia das empresas.

Embarcar em uma nova jornada empresarial pode ser uma aventura emocionante, repleta de descobertas, desafios e, é claro, uma série de procedimentos burocráticos.

Entre eles, um aspecto que muitas vezes causa certa confusão, mas é de vital importância, é a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecido como DANFE. Você já se perguntou "Como emitir DANFE?" Se a resposta é sim, você veio ao lugar certo.

Entender o processo de emissão do DANFE é como aprender a navegar em um novo território. Pode parecer complicado no início, mas com as direções certas, logo você se sentirá à vontade.

Em nosso artigo, faremos o papel de seu compasso, guiando-o passo a passo através deste processo, garantindo que você tenha todas as ferramentas necessárias para emitir o DANFE com segurança e eficiência.

Então, para entender um pouco melhor sobre como emitir DANFE, basta continuar a sua leitura nos parágrafos seguintes.

O que é DANFE?

Para que você entenda o que é DANFE, saiba que é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, uma versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Mas você pode pensar nisso como um bilhete de entrada para uma viagem, dando a você a capacidade de fazer negócios e transportar mercadorias de forma segura e legal.

Imagine que você está prestes a embarcar em um trem. Antes de entrar, você precisa de um bilhete - uma prova de que você pagou pela viagem e tem o direito de estar a bordo, certo?

O DANFE é semelhante a esse bilhete. Ele acompanha as mercadorias durante o transporte, servindo como um resumo da transação comercial e garantindo que tudo esteja em conformidade com as leis fiscais.

Agora, imagine que você está em uma viagem de trem e o condutor pede para ver seu bilhete. Você mostra a ele o seu DANFE, que contém todas as informações essenciais sobre a sua "viagem" - ou seja, a transação comercial que você está realizando.

Isso inclui dados do emitente, do destinatário, dos produtos, além de informações fiscais.

No entanto, é preciso ter em mente que o DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, que é o documento fiscal em si.

O DANFE é apenas um facilitador, um guia para a viagem. A Nota Fiscal Eletrônica, por outro lado, é como a linha ferroviária em si - a infraestrutura que torna a viagem possível.

E se algo acontecer durante a viagem? Bem, o DANFE tem um código de barras que permite a consulta de sua NF-e na internet. Isso significa que, a qualquer momento, você pode verificar os detalhes da sua transação comercial para garantir que tudo está correndo como planejado.

Como emitir DANFE?

Agora que você já entendeu um pouco melhor sobre o assunto, é normal que queira saber sobre como emitir DANFE online.

Abaixo, iremos mostrar todo o passo a passo para facilitar ainda mais esse processo.

1. Configure o seu sistema

Primeiro de tudo, você precisa averiguar a configuração do sistema de emissão de notas fiscais. O Ministério da Fazenda exige que se utilize o mesmo programa que emite a NF-e.

Isso é necessário porque é uma forma de reduzir as possibilidades de divergências entre o documento digital e o impresso.

2. Preencha os campos solicitados

Existem algumas informações das quais é obrigatório preencher no DANFE. Mas, fora essas, existem outras que também é interessante preencher, ainda que não sejam obrigatórias.

Essas informações, ainda que não sejam obrigatórias, oferecem detalhes fundamentais para a mercadoria que está sendo transportada.

Um dos campos que é interessante preencher é o de observação. Ele é ideal para que o condutor do veículo saiba a maneira correta de transportar o produto em questão.

3. Emita a NF-e e imprima o DANFE

Assim que tiver preenchido todos os campos, em seguida você deve conferir todos eles, para ter a certeza de que não há nada incorreto. Em seguida, pode enviar a NF-e para a Receita Federal.

É somente depois disso que se gera uma chave de acesso, a qual detém 44 dígitos e é excelente para poder comprovar a validade de nota fiscal.

Feito todos esses processos, é possível imprimir o DANFE e seguir com a sequência logística, onde a mercadoria irá seguir caminho até o destinatário.

4. Siga o layout padrão

A Receita Federal elaborou um Manual de Integração do Contribuinte, o qual oferece um layout padronizado para o DANFE.

Por isso, é preciso seguir esse layout a risca. Inclusive, caso tenha alguma dúvida, é possível consultar esse material e ver se está seguindo todas as regulamentações.

5. Revise todas as informações

Por fim, basta revisar todas as informações, de modo a ter a certeza de que todas estão corretas.

Quais são as funções do DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecido como DANFE, desempenha um papel crucial em nossas transações comerciais e fiscais diárias.

Mas por que ele é tão importante? Muito além do que apenas saber como emitir DANFE, é essencial entender sobre esse aspecto também.

Então, falando de forma resumida, podemos dizer que algumas das principais funções do DANFE são as seguintes:

Acompanhamento das Mercadorias

Dentre suas funções, a mais crucial é o acompanhamento da circulação das mercadorias.

Ele deve acompanhar o produto do início ao fim da entrega, garantindo a correta identificação das mercadorias, dos envolvidos na operação e as condições em que a transação foi realizada.

Facilitação da Consulta da NF-e

Além disso, o DANFE facilita a consulta da NF-e no ambiente nacional da Secretaria da Fazenda.

Isso é possível através do código de barras presente no DANFE, que permite a rápida localização e confirmação da autorização da respectiva nota fiscal eletrônica.

Auxílio na Escrituração Fiscal

Ele também serve para auxiliar na escrituração fiscal da pessoa jurídica que adquire a mercadoria, fornecendo todas as informações necessárias para que o registro seja feito corretamente.

Entender como emitir DANFE e a sua importância é crucial para a saúde fiscal de qualquer empresa, assim como para a eficácia do sistema fiscal como um todo.

Ele ajuda a garantir que as transações sejam rastreadas e registradas corretamente, facilita a consulta da NF-e e contribui para uma escrituração fiscal correta.

Portanto, o DANFE é muito mais do que apenas um papel: é uma peça fundamental em nosso complexo sistema fiscal.