DANFE: O que é e como funciona esse documento auxiliar da nota fiscal eletrônica

Navegando pelo universo contábil e fiscal brasileiro, você certamente já deve ter se deparado com o termo DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Mas o que, de fato, esse documento significa e como ele funciona na prática? É essencial para qualquer empresário, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, entender esses conceitos para manter a conformidade fiscal e evitar problemas futuros.

Por isso, no artigo de hoje, iremos falar um pouco mais sobre o que é DANFE, qual a sua função e como ele está intrinsecamente relacionado à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Ainda que muitas pessoas acreditem que DANFE e Nota Fiscal Eletrônica sejam as mesmas coisas, deve-se ter em mente que são dois conceitos distintos.

Então, se você tem dúvidas sobre esse assunto ou quer apenas aprofundar seus conhecimentos sobre as obrigações fiscais da sua empresa, continue lendo.

O que é o DANFE?

Em suma, o DANFE nada mais é que uma sigla para "Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica." Ou seja, trata-se de uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que acompanha o transporte das mercadorias.

É preciso ter em mente que o DANFE não substitui a nota fiscal eletrônica, mas contém a chave de acesso para a consulta da NF-e na internet.

Sendo assim, isso permite que qualquer pessoa, em posse do DANFE, possa confirmar a existência da NF-e correspondente através do site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Além disso, devemos informar que o DANFE serve como comprovante de entrega das mercadorias, pois o destinatário assina o documento no momento do recebimento da mercadoria.

Essa assinatura é uma importante garantia para o remetente. Afinal de contas, é uma forma de confirmar que a entrega foi feita.

Para o que serve o DANFE?

O DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, serve para as seguintes finalidades:

1. Acompanhar o trânsito das mercadorias: O DANFE deve acompanhar o produto durante todo o seu transporte, facilitando o controle fiscal das operações de venda.
2. Facilitar a consulta da NF-e na internet: O DANFE contém a chave de acesso para a consulta da NF-e na internet. Isso permite que qualquer pessoa, em posse do DANFE, possa confirmar a existência da NF-e correspondente através do site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
3. Comprovar a entrega das mercadorias: O DANFE serve como comprovante de entrega das mercadorias, pois o destinatário assina o documento no momento do recebimento da mercadoria. Esta assinatura é uma importante garantia para o remetente, haja vista que é uma maneira de confirmar que houve a entrega da mercadoria em questão.

Tenha bem em mente que o DANFE não substitui a NF-e, que é o documento fiscal de venda propriamente dito.

Na verdade, ele apenas serve como um documento auxiliar para as situações descritas acima. Isso quer dizer que, mesmo nessas situações, a NF-e deve estar presente também.

Qual a diferença de DANFE e Nota Fiscal?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) são documentos fiscais intimamente ligados, mas possuem diferenças fundamentais em suas funções e características.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços.

Ela substitui as notas fiscais impressas modelos 1 e 1A e possui validade jurídica garantida pela assinatura digital do emissor.

A NF-e tem como objetivo a implementação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, que permite a substituição da sistemática atual de emissão de documentos fiscais em papel.

Por outro lado, o DANFE é uma representação gráfica simplificada da NF-e, impressa em papel. Ele não substitui a NF-e, mas serve como um documento auxiliar nas operações de transporte das mercadorias.

Ele contém a chave de acesso que permite a qualquer pessoa conferir a existência e autenticidade da NF-e correspondente na internet, através do site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Principais diferenças entre DANFE e Nota Fiscal

Para entender ainda melhor a diferença entre DANFE e Nota Fiscal, confira a relação que criamos entre ambos conceitos a seguir:

1. Formato: A NF-e é um documento digital, enquanto o DANFE é um documento impresso.
2. Função: A NF-e é o documento fiscal oficial que registra a operação de venda ou prestação de serviços, enquanto o DANFE é um documento auxiliar que acompanha o trânsito das mercadorias.
3. Validade: A NF-e é um documento fiscal válido, enquanto o DANFE não tem valor fiscal, apenas serve para verificar a existência e autenticidade da NF-e.
4. Conteúdo: A NF-e contém todas as informações fiscais da operação, enquanto o DANFE contém uma representação simplificada dessas informações, além da chave de acesso para consulta da NF-e na internet.

Por fim, é interessante salientar que o DANFE deve ser impresso e acompanhar a mercadoria durante todo o seu trânsito, sendo entregue ao destinatário no momento da entrega.

Além disso, o DANFE serve como comprovante de entrega das mercadorias, pois o destinatário assina o documento no momento do recebimento da mercadoria.

Como emitir DANFE?

Para emitir o DANFE, você primeiro precisa emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Para facilitar, abaixo iremos detalhar todo o processo.

Emitir a NF-e

Para emitir uma NF-e, você precisa de um software emissor de NF-e. Existem várias opções no mercado, algumas gratuitas e outras pagas.

Após escolher um software emissor, você deve inserir todas as informações necessárias para a emissão da NF-e, como dados do emitente, destinatário, produtos ou serviços vendidos, impostos, etc.

Autorização da SEFAZ

Após a emissão da NF-e no software, a NF-e deve ser transmitida para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado, que irá validar as informações e autorizar (ou não) a operação.

Se a NF-e for autorizada, a SEFAZ irá retornar um arquivo XML da NF-e autorizada, que é a NF-e propriamente dita.

Emissão do DANFE

Uma vez que a NF-e foi autorizada, o DANFE pode ser gerado. O DANFE é uma representação gráfica simplificada da NF-e e deve ser impresso para acompanhar o trânsito das mercadorias.

O software emissor de NF-e normalmente tem a funcionalidade de gerar e imprimir o DANFE a partir da NF-e autorizada.

Acompanhamento da mercadoria

O DANFE deve acompanhar a mercadoria durante todo o seu trânsito, desde o estabelecimento do emitente até o local de entrega.