Entenda a relação entre a Nota Fiscal e a LGPD

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços.

Já a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), sancionada em setembro de 2020, veio com o propósito de regulamentar o tratamento de dados pessoais de clientes e usuários por parte de empresas públicas e privadas.

Mas qual a relação entre a Nota Fiscal e a LGPD? Esse artigo busca esclarecer os pontos de intersecção entre esses dois instrumentos tão importantes para a economia digital e a proteção de dados no Brasil, destacando as obrigações e os cuidados que as empresas devem ter para estar em conformidade com a legislação vigente.

O que é a Nota Fiscal?

A Nota Fiscal é um documento fiscal emitido por empresas para registrar uma transação de venda de produtos ou prestação de serviços.

Ela serve como comprovante da operação comercial, detalhando os itens adquiridos, valores envolvidos, impostos pagos e outras informações relevantes.

Historicamente, a Nota Fiscal tinha o propósito principal de atender às obrigações tributárias, mas com a evolução das práticas comerciais, seu significado expandiu.

A Evolução da Nota Fiscal

No passado, as Notas Fiscais eram frequentemente impressas em papel e arquivadas fisicamente.

Com o avanço da tecnologia, muitos países adotaram a versão eletrônica da Nota Fiscal, tornando o processo mais eficiente e sustentável.

Isso também abriu caminho para uma maior integração entre a Nota Fiscal e sistemas de gestão empresarial.

O que é a LGPD?

A LGPD, sigla para Lei Geral de Proteção de Dados, é uma legislação brasileira que entrou em vigor em setembro de 2020 e tem como principal objetivo regulamentar o tratamento de dados pessoais de indivíduos realizado por empresas e entidades, tanto públicas quanto privadas.

Inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, a LGPD busca garantir maior controle, privacidade e segurança dos dados pessoais dos cidadãos.

A lei se aplica a qualquer operação de tratamento de dados, que inclui coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de dados pessoais.

Assim, qualquer empresa ou entidade que lide com dados pessoais de indivíduos localizados no Brasil, independentemente de sua localização geográfica ou do local onde os dados são processados, precisa estar em conformidade com a LGPD.

Para garantir a conformidade, é necessário que as empresas obtenham consentimento explícito dos titulares dos dados para coletar e tratar seus dados pessoais, além de garantir o direito dos titulares de acessar, corrigir ou excluir seus dados.

Além disso, a LGPD estabelece regras rígidas para o compartilhamento de dados com terceiros e obriga as empresas a adotarem medidas de segurança adequadas para proteger os dados contra acessos não autorizados e vazamentos.

O não cumprimento da LGPD pode resultar em penalidades severas, incluindo multas de até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração.

Relação entre LGPD e Nota Fiscal

A conexão entre a Nota Fiscal e a LGPD pode não ser imediatamente óbvia, mas ela existe.

As Notas Fiscais contêm informações essenciais sobre as transações comerciais, incluindo detalhes dos clientes.

Esses detalhes muitas vezes se qualificam como dados pessoais, de acordo com a definição da LGPD.

Isso significa que as empresas precisam estar atentas ao tratamento dessas informações de acordo com as diretrizes da LGPD.

Coleta e Tratamento de Dados

A emissão de Notas Fiscais envolve a coleta e o tratamento de uma série de dados pessoais do comprador, como nome, CPF ou CNPJ, endereço, entre outros.

De acordo com a LGPD, é necessário obter o consentimento do titular dos dados para realizar qualquer operação de tratamento de seus dados pessoais.

Portanto, as empresas devem informar claramente aos seus clientes sobre a coleta e o tratamento de seus dados no momento da emissão da Nota Fiscal e obter o consentimento explícito para tal.

Armazenamento de Dados

As empresas são obrigadas a armazenar as Notas Fiscais emitidas por um período determinado pela legislação tributária.

A LGPD, por outro lado, estabelece que os dados pessoais devem ser armazenados de forma segura e apenas pelo tempo necessário para atender aos propósitos para os quais foram coletados.

Portanto, as empresas devem garantir que os dados pessoais contidos nas Notas Fiscais sejam armazenados de forma segura e de acordo com os requisitos da LGPD.

Compartilhamento de Dados

As Notas Fiscais emitidas pelas empresas são frequentemente compartilhadas com outras entidades, como contadores, órgãos governamentais e parceiros comerciais.

A LGPD estabelece regras rígidas para o compartilhamento de dados pessoais com terceiros e exige que as empresas informem aos titulares dos dados sobre o compartilhamento de seus dados e obtenham seu consentimento.

Portanto, as empresas devem garantir que o compartilhamento de dados contidos nas Notas Fiscais esteja em conformidade com as regras da LGPD.

Direitos dos Titulares

A LGPD garante aos titulares dos dados uma série de direitos, incluindo o direito de acessar, corrigir e excluir seus dados.

As empresas devem garantir que os titulares dos dados possam exercer seus direitos em relação aos dados pessoais contidos nas Notas Fiscais, mesmo que esses dados sejam necessários para fins fiscais ou legais.

Como Garantir a Conformidade?

Para garantir a conformidade tanto com as exigências da Nota Fiscal quanto com as da LGPD, as empresas precisam adotar abordagens cuidadosas em relação ao processamento e armazenamento de dados. Aqui estão algumas dicas importantes:

1. Anonimização de Dados

Considere a anonimização dos dados pessoais presentes nas Notas Fiscais sempre que possível. Isso reduz a identificabilidade dos titulares dos dados, alinhando-se com os princípios da LGPD.

2. Consentimento Informado

Obtenha o consentimento informado dos clientes para usar os dados presentes nas Notas Fiscais para outros fins além daqueles estritamente relacionados à transação.

3. Políticas de Retenção

Estabeleça políticas claras de retenção de dados, garantindo que as informações das Notas Fiscais sejam mantidas apenas pelo tempo necessário.

Conclusão

É evidente que a LGPD tem um impacto significativo sobre várias operações das empresas, incluindo a emissão e armazenamento de Notas Fiscais.

As empresas devem estar cientes das obrigações impostas pela LGPD e implementar práticas de gestão de dados que garantam a conformidade com a lei.

Isso inclui obter o consentimento explícito dos titulares dos dados, garantir a segurança dos dados, informar sobre o compartilhamento de dados e respeitar os direitos dos titulares dos dados.

Além disso, as empresas devem adotar soluções tecnológicas que facilitam a conformidade com a LGPD.

Uma dessas soluções pode ser a opção de emitir DANFE online, o que facilita a gestão, armazenamento e compartilhamento seguro de Notas Fiscais.

Ao emitir DANFE online, as empresas podem garantir que os dados pessoais contidos nas Notas Fiscais sejam tratados de acordo com as normas da LGPD, minimizando os riscos de penalidades e danos à reputação da empresa.

Em suma, a LGPD trouxe uma série de desafios para as empresas brasileiras, mas também oferece uma oportunidade para melhorar as práticas de gestão de dados e aumentar a confiança dos clientes.

Ao compreender a relação entre a LGPD e a Nota Fiscal, e ao adotar soluções como emitir DANFE online, as empresas podem garantir a conformidade com a lei e, ao mesmo tempo, otimizar seus processos internos.