NF-e: Saiba como armazenar notas fiscais eletrônicas

Se você já fez uma compra pela internet ou recebeu uma nota fiscal eletrônica de um serviço prestado, provavelmente já se deparou com a tal chave de acesso da NF-e. Mas o que é isso e como funciona?

Em suma, a chave de acesso é uma sequência de 44 dígitos, única e nunca repetida, utilizada para identificar as Notas Fiscais Eletrônicas.

Essa chave é essencial para acessar as informações contidas na NF-e, bem como o arquivo digital XML correspondente.

Mas, se você quer entender um pouco melhor sobre NF-e, basta continuar a sua leitura nos parágrafos seguintes que iremos falar tudo a esse respeito.

O que é NF-e?

Em suma, nada mais é que um tipo de documento, o qual é composto por diversos números que possuem um significado específico.

Ou seja, isso quer dizer que a chave de acesso é capaz de identificar diversas informações, tais como:

• Empresa emitente da NF-e;
• Ano e mês de emissão;
• CNPJ da empresa;
• Modelo e série da nota;
• Número da NF-e;
• Tipo de emissão do documento;
• Código numérico da chave;
• Dígito verificador da chave.

Mas, para ter acesso à chave de acesso, basta verificar a parte superior da versão para impressão da Nota Fiscal Eletrônica, logo abaixo do código de barras, identificada pelo termo “chave de acesso”.

A chave de acesso garante mais individualidade, segurança e confiabilidade ao documento fiscal, já que nunca existirão duas notas com a mesma chave.

Porém, caso o emissor da nota não tenha enviado o documento fiscal, é essencial solicitar o envio para garantir os valores e o serviço prestado ou adquirido.

Como descobrir a chave de acesso da minha NF-e?

Para descobrir a chave de acesso da NF-e, é possível utilizar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que acompanha a NF-e e tem validade jurídica.

Também é possível obter a chave de acesso por meio do portal da Secretaria da Fazenda de cada estado, porém é necessário possuir um certificado digital para acessá-lo.

Por fim, o arquivo SPED fornece todas as chaves e, com ele, é possível baixar o XML da Nota para acessar a versão de impressão do documento.

Com a chave de acesso da NF-e em mãos, é possível acessar todas as informações da nota, garantindo a segurança e a transparência nas transações comerciais.

Como a chave de acesso é composta?

Apesar de parecer simples, a chave de acesso da NF-e é composta por 44 dígitos e todos possuem algum significado.

Por exemplo: 35–2210–01442721000333–55–001–000005418–1–17417368–1

Mas, o que exatamente significa tudo isso?

• UF: código do estado da empresa emitente da Nota Fiscal Eletrônica (2 dígitos);
• AAMM: ano e mês da emissão da NF-e (4 dígitos);
• CNPJ: CNPJ da empresa emitente (14 dígitos);
• mod: identifica o modelo da NF-e (2 dígitos);
• série: representa a série da NF-e (3 dígitos);
• nNF: número da Nota Fiscal Eletrônica (9 dígitos);
• tpEmis: é o tipo de emissão do documento (1 dígito);
• cNF: indica o código numérico da chave, (8 dígitos);
• cDV:  é o dígito verificador da chave de acesso da NF-e (1 dígito).

No entanto, como cada estado possui seu dígito, confira abaixo o número de cada região:

• 11 –  Rondônia (RO);
• 12 –  Acre (AC);
• 13 –  Amazonas (AM);
• 14 –  Roraima (RR);
• 15 –  Pará (PA);
• 16 –  Amapá (AP);
• 17 –  Tocantins (TO);
• 21 –  Maranhão (MA);
• 22 –  Piauí (PI);
• 23 –  Ceará (CE);
• 24 –  Rio Grande do Norte (RN);
• 25 –  Paraíba (PB);
• 26 –  Pernambuco (PE);
• 27 –  Alagoas (AL);
• 28 –  Sergipe (SE);
• 29 –  Bahia (BA);
• 31 –  Minas Gerais (MG);
• 32 –  Espírito Santo (ES);
• 33 –  Rio de Janeiro (RJ);
• 35 –  São Paulo (SP);
• 41 –  Paraná (PR);
• 42 –  Santa Catarina (SC);
• 43 –  Rio Grande do Sul (RS);
• 50 –  Mato Grosso do Sul (MS);
• 51 –  Mato Grosso (MT);
• 52 –  Goiás (GO);
• 53 –  Distrito Federal (DF).

Como descobrir a chave de acesso da NF-e

A primeira forma de descobrir a chave de acesso de uma NF-e é por meio do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e), que tem validade jurídica e acompanha a NF-e.

Também é possível descobrir a chave de acesso por meio do portal da Secretaria da Fazenda de cada estado, mas será necessário um certificado digital para acessá-lo.

A última forma é pelo arquivo SPED, que fornece todas as chaves e, com ele, é possível baixar o XML da Nota para acessar a versão de impressão do documento.

Como armazenar notas fiscais eletrônicas?

As notas fiscais eletrônicas (NF-e) são documentos digitais que registram a venda de bens ou a prestação de serviços.

Elas são emitidas e armazenadas eletronicamente e representam uma simplificação e modernização para os negócios.

No entanto, a sua gestão correta e eficiente é vital para evitar complicações legais e financeiras. Aqui estão algumas dicas sobre como armazenar NF-e de forma segura e eficiente.

Entenda a Legislação

No Brasil, a legislação exige que as empresas armazenem suas NF-e pelo prazo de 5 anos mais o ano corrente.

Além disso, esses documentos devem ser armazenados em seu formato original (XML) e devem ser facilmente acessíveis em caso de solicitação de autoridades fiscais.

Escolha a Forma de Armazenamento

Essa opção envolve guardar os arquivos XML em seu próprio sistema ou servidor.

Embora essa possa ser a opção mais simples e imediata, ela também envolve riscos, como a perda de dados devido a falhas no sistema, danos físicos ou ataques cibernéticos.

Armazenamento em Nuvem

Os serviços de armazenamento em nuvem são cada vez mais populares devido à sua conveniência e segurança.

Eles permitem que você armazene seus arquivos de forma segura em servidores remotos, que podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento.

A maioria desses serviços também oferece backup automático e proteção contra perda de dados.

Organize Suas Notas Fiscais

Uma vez que você escolha a forma de armazenamento, é importante manter suas NF-e organizadas. Uma boa prática é categorizá-las por data, tipo de serviço ou produto, cliente, entre outros.

A indexação facilita a localização de documentos específicos quando necessário.

Implemente uma Solução de Gestão de Notas Fiscais

Um sistema de gestão de NF-e pode automatizar muitas das tarefas associadas ao armazenamento e gerenciamento desses documentos.

Ele pode categorizar e indexar as notas automaticamente, além de facilitar o cumprimento dos requisitos legais.

Esses sistemas também podem integrar-se a outras soluções de negócios, como sistemas de contabilidade ou ERP, otimizando ainda mais seus processos de negócios.

Quais são os principais benefícios da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é mais do que apenas um pedaço de papel digital. Ela é uma ferramenta poderosa que pode ajudar empresas a economizar tempo, dinheiro e recursos, enquanto aumenta a eficiência e a transparência.

Vamos mergulhar em alguns dos benefícios mais significativos que a NF-e traz para a mesa.

Agilidade no Processo

Você se lembra dos velhos tempos em que a emissão de notas fiscais era uma tarefa demorada e trabalhosa? Com a NF-e, esse processo tornou-se muito mais rápido e simples.

Agora, com apenas alguns cliques, uma nota fiscal pode ser emitida, enviada ao cliente e armazenada para referência futura.

Redução de Custos

Além disso, a NF-e pode ajudar a reduzir custos significativos. Imagine a economia de papel e tinta, sem mencionar o espaço de armazenamento necessário para arquivar todas essas notas fiscais de papel.

Além disso, a redução no tempo de trabalho também se traduz em economia de dinheiro.

Integração com Outros Sistemas

A NF-e é muito mais fácil de integrar com outros sistemas, como software de contabilidade ou sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP).

Isso significa que os dados podem ser transferidos e atualizados automaticamente, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e reduzindo a possibilidade de erros.

Facilidade de Acesso e Auditoria

Com a NF-e, tanto empresas quanto autoridades fiscais têm acesso mais fácil aos documentos.

Isso torna o processo de auditoria mais suave e menos estressante, e também ajuda a garantir que as empresas estejam em conformidade com todas as leis fiscais e regulamentos.

Melhoria nas Relações com Clientes e Fornecedores

A transparência que a NF-e oferece pode melhorar as relações comerciais. Com a NF-e, os clientes podem ver exatamente o que estão sendo cobrados e por quê, o que pode aumentar a confiança e a satisfação do cliente.

A NF-e não é apenas uma mudança de papel para digital. Ela oferece uma série de benefícios substanciais que podem ajudar as empresas a operar de forma mais eficiente, econômica e transparente.