Quando e como emitir uma nota fiscal complementar

Já ouviu falar da Nota Fiscal complementar? Para entender melhor sobre esse assunto, é só continuar a sua leitura nos parágrafos seguintes que iremos falar a respeito dos principais detalhes do assunto.

Não há como negar que as notas fiscais são documentos fundamentais para a regularização de transações comerciais.

No entanto, às vezes pode ocorrer a necessidade de emitir uma nota fiscal complementar, seja para corrigir informações errôneas ou para adicionar detalhes relevantes a uma transação já realizada.

Mas, o que exatamente é uma Nota Fiscal complementar e quando é preciso fazer a sua emissão?

Neste artigo, abordaremos o que é uma nota fiscal complementar, quando e como emitir uma, e os principais pontos a se levar em consideração nesse processo.

O que é uma Nota Fiscal?

A Nota Fiscal é um documento fiscal que registra a transferência de propriedade ou a prestação de serviços entre duas partes: o vendedor e o comprador.

Ela serve para comprovar que a venda de um produto ou a prestação de um serviço ocorreu, e assim, garante os direitos do consumidor e do vendedor.

Agora que entendemos o que é uma nota fiscal, vamos à pergunta central: o que é uma nota fiscal complementar?

Diferença entre Nota Fiscal e Nota Fiscal Complementar

No que se refere à nota fiscal complementar, a sua emissão deve ser sempre após a emissão da nota fiscal original.

No entanto, deve-se utilizar apenas quando é necessário acrescentar informações ou valores que acabou não incluindo ou que se registraram de forma incorreta na original, como por exemplo, o valor de impostos, frete ou seguro.

Quando emitir uma nota fiscal complementar?

Existem diferentes situações em que é necessário emitir uma nota fiscal complementar. Mas, dentre alguns exemplos comuns, podemos mencionar os seguintes:

Correção de informações errôneas

Se houver erros nos dados presentes na nota fiscal original, como valores incorretos, quantidade de produtos ou serviços errada, ou qualquer outro dado que comprometa a exatidão do documento fiscal, é necessário emitir uma nota fiscal complementar para retificar essas informações.

Adição de informações complementares

Em alguns casos, é necessário adicionar informações complementares a uma transação já realizada, também.

Isso pode incluir a inclusão de informações adicionais sobre os produtos ou serviços fornecidos, a inclusão de descontos ou acréscimos não mencionados na nota fiscal original, entre outros detalhes relevantes.

Alteração de valores tributários

Se ocorrerem alterações nos valores tributários de uma transação já realizada, seja devido a mudanças na legislação fiscal ou a qualquer outro motivo válido, é necessário emitir uma nota fiscal complementar para refletir essas alterações e garantir a conformidade com as obrigações fiscais.

Como emitir uma nota fiscal complementar?

A emissão de uma nota fiscal complementar envolve algumas etapas importantes, do qual é essencial se manter atento para evitar qualquer tipo de problema.

Mas, nos parágrafos seguintes, iremos dar todo o passo a passo de como emitir uma nota fiscal complementar.

Identifique a nota fiscal original

Antes de emitir uma nota fiscal complementar, é necessário identificar corretamente a nota fiscal original, certo?

Por isso, é preciso ter em mãos o número da nota fiscal, a data de emissão e todos os outros dados relevantes.

Afinal de contas, é somente dessa maneira que será possível garantir que a complementariedade seja da maneira correta.

Utilize um software de emissão de notas fiscais

Para emitir uma nota fiscal complementar de forma precisa e eficiente, recomenda-se utilizar um software de emissão de notas fiscais.

Esses softwares facilitam o preenchimento dos campos necessários, garantem a validade jurídica do documento e auxiliam na organização e arquivamento correto das notas fiscais.

Preencha corretamente os dados complementares

Ao emitir a nota fiscal complementar, preencha os campos relacionados às informações que estão sendo corrigidas ou adicionadas de forma clara e precisa.

Tenha a certeza de incluir todas as informações relevantes para que a complementaridade seja feita de acordo com a necessidade específica.

Informe a razão da complementaridade

Ao emitir uma nota fiscal complementar, é essencial incluir a razão pela qual foi necessário realizar esse procedimento.

Mas, saiba que você pode fazer isso por meio de um campo específico no software de emissão de notas fiscais ou no corpo do documento.

Explique de forma sucinta e clara o motivo da complementaridade, como correção de valores, inclusão de informações adicionais, entre outros.

Guarde adequadamente a nota fiscal complementar

Após a emissão da nota fiscal complementar, certifique-se de guardá-la adequadamente junto com a nota fiscal original.

Isso é essencial para manter a conformidade fiscal e facilitar futuras consultas ou auditorias, que às vezes pode ser necessário.

Como devo guardar a Nota Fiscal Complementar?

A organização e conservação das notas fiscais, incluindo as notas fiscais complementares, são práticas fundamentais para a gestão fiscal e tributária de qualquer empresa.

Assim como o DANFE, também é necessário armazenar a nota fiscal e a nota fiscal complementar por um determinado período.

As notas fiscais complementares são tão importantes quanto as notas fiscais originais.

Elas são necessárias para a prestação de contas à Receita Federal e a outros órgãos de fiscalização, bem como para a resolução de possíveis problemas ou conflitos com clientes e fornecedores.

Como guardar as Notas Fiscais Complementares?

Você pode guardar a Nota Fiscal complementar das seguintes maneiras:

Digitalmente

Com a crescente digitalização dos processos fiscais, muitas empresas optam por guardar as notas fiscais complementares em formato digital.

Isso simplifica a organização e permite um acesso mais fácil e rápido aos documentos quando necessário.

As notas fiscais complementares digitais devem ser armazenadas em um local seguro, preferencialmente com backup, para evitar a perda de informações importantes.

É recomendável também manter uma estrutura organizada de pastas e subpastas, classificando os documentos por data, cliente, ou outra categoria relevante para o seu negócio.

Fisicamente

Embora a digitalização seja uma tendência, algumas empresas ainda optam por guardar as notas fiscais complementares em formato físico.

Neste caso, elas devem ser armazenadas em local seco e seguro, longe de riscos de danos por água, fogo ou outras situações adversas.

Assim como na versão digital, é essencial manter uma boa organização. As notas podem ser organizadas em pastas ou arquivos, categorizadas de acordo com a necessidade da empresa.

Por quanto tempo devo guardar as Notas Fiscais Complementares?

De acordo com a legislação brasileira, as notas fiscais devem ser conservadas pelo prazo de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores dos impostos correspondentes.

No caso de notas fiscais complementares, como elas estão diretamente relacionadas às notas fiscais originais, o mesmo prazo se aplica.

Conclusão

A emissão de uma nota fiscal complementar é um processo importante para corrigir informações incorretas ou adicionar detalhes relevantes a uma transação comercial já realizada.

É fundamental entender quando e como emitir uma nota fiscal complementar, garantindo assim a conformidade com a legislação tributária brasileira.

Ao seguir as etapas corretas e utilizar um software de emissão de notas fiscais adequado, é possível realizar esse procedimento de forma eficiente e precisa.