Como emitir nota fiscal NFe 4.0 de forma simples
Entenda todo o procedimento de como emitir nota fiscal NFe 4.0 de uma maneira simples!
A emissão de notas fiscais eletrônicas (NFe) é uma exigência fiscal que se moderniza constantemente para garantir mais eficiência e segurança no controle das transações comerciais.
Com a introdução da versão 4.0 da NFe, surgiram algumas atualizações que podem gerar dúvidas para empreendedores e contadores.
Neste artigo, vamos explicar como emitir nota fiscal NFe 4.0 de maneira prática e descomplicada, abordando as principais mudanças dessa versão e os passos essenciais para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as normas fiscais.
O que é a NFe 4.0 e por que ela é importante?
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento fiscal digital criado para formalizar a transação de venda de produtos ou prestação de serviços, substituindo as tradicionais notas fiscais em papel.
A versão 4.0 da NFe foi implementada para aprimorar o controle fiscal e garantir maior segurança nas operações comerciais.
Além disso, a nova versão trouxe melhorias tecnológicas que visam facilitar o preenchimento e a transmissão dos dados fiscais pelas empresas.
Entender como emitir nota fiscal NFe 4.0 de forma correta é fundamental para garantir que sua empresa esteja de acordo com as exigências legais e evite possíveis multas e penalidades. Agora, vamos explorar os principais passos para realizar essa emissão de forma simples.
Principais mudanças da NFe 4.0
Antes de explicar como emitir nota fiscal NFe 4.0, é importante entender as principais mudanças que essa versão trouxe:
- Protocolo TLS 1.2: Maior segurança na comunicação dos dados, substituindo os protocolos anteriores que eram considerados inseguros.
- Campos para informar o FCP (Fundo de Combate à Pobreza): Inclusão de campos específicos para destacar a alíquota do FCP, um tributo estadual voltado para reduzir a desigualdade social.
- Grupo de Medicamentos: Inclusão de campos específicos para a identificação de medicamentos sujeitos a controle especial.
- Novo layout XML: Alterações no layout dos arquivos XML, o que impacta na forma como os dados são preenchidos e transmitidos.
Essas mudanças visam tanto a segurança quanto a padronização das informações fiscais, garantindo que as empresas estejam atualizadas e dentro das exigências legais.
Como emitir nota fiscal NFe 4.0?
Para fazer a emissão de uma nota fiscal NFe 4.0, o passo a passo se resume em:
Passo 1: Certificado Digital
O primeiro passo para como emitir nota fiscal NFe 4.0 é garantir que sua empresa possua um Certificado Digital.
Esse documento é fundamental para autenticar a assinatura digital da NFe e garantir a validade jurídica da nota.
Sem ele, não é possível realizar a emissão de notas fiscais eletrônicas. Existem diferentes tipos de certificados digitais, como o e-CNPJ ou o A1 e A3, cada um com suas especificidades.
Passo 2: Cadastro no Sefaz
O segundo passo envolve o cadastro da sua empresa junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado.
A Sefaz é o órgão responsável pelo recebimento, validação e armazenamento das notas fiscais eletrônicas emitidas.
Para isso, você deve estar devidamente inscrito no sistema do Sefaz e ter seu CNPJ regularizado. Além disso, é necessário contar com um sistema emissor de NFe compatível com a versão 4.0.
Passo 3: Escolha do software emissor de NFe
Existem diferentes softwares para emissão de NFe, desde opções gratuitas disponibilizadas pela Sefaz até sistemas pagos mais robustos e completos.
A escolha do software depende das necessidades da sua empresa, mas é fundamental que ele seja compatível com a versão 4.0 da NFe.
Passo 4: Preenchimento dos dados da NFe
No momento de preencher a nota fiscal, você deve ter em mãos todas as informações necessárias da transação, como:
- Dados do destinatário (nome ou razão social, CNPJ ou CPF)
- Descrição detalhada dos produtos ou serviços vendidos
- Valor total da transação, incluindo impostos
- Alíquota de impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS
- Código de barras (quando aplicável)
- Forma de pagamento
Preencher corretamente esses dados é essencial para que a nota seja validada sem erros pelo sistema da Sefaz.
Passo 5: Transmissão e Autorização da NFe
Após preencher todas as informações, o próximo passo é a transmissão da NFe para o sistema da Sefaz. O software emissor faz essa transmissão automaticamente, enviando os dados para o Sefaz do estado correspondente.
Se todas as informações estiverem corretas, a Sefaz realiza a validação e autoriza a emissão da nota fiscal, gerando o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Esse documento é uma versão simplificada da NFe e deve acompanhar a mercadoria durante o transporte.
Caso haja algum erro no preenchimento, o sistema indicará as falhas, permitindo que sejam corrigidas e a nota seja reenviada para validação.
Passo 6: Armazenamento da NFe
Depois de emitir a nota fiscal, é necessário armazenar o arquivo XML da NFe por um período de no mínimo 5 anos, conforme as exigências legais.
Esse arquivo serve como comprovante fiscal e pode ser solicitado em fiscalizações da Receita Federal ou da Sefaz.
Tabela Comparativa: Diferenças entre as versões NFe 3.10 e NFe 4.0
| Funcionalidade | NFe 3.10 | NFe 4.0 |
|---|---|---|
| Protocolo de segurança | SSL/TLS mais antigos | Exclusivo TLS 1.2 |
| Fundo de Combate à Pobreza | Não contemplado | Inclusão de campo específico |
| Grupo de medicamentos | Não exigido | Obrigatório para medicamentos controlados |
| Layout XML | Mais simples | Novo layout com mais informações |
| Validade da assinatura | Apenas assinatura digital | Assinatura digital com maior segurança |
Cuidados após emitir a NFe 4.0
Além de saber como emitir nota fiscal nfe 4.0, é importante seguir alguns cuidados pós-emissão para garantir que o processo seja concluído corretamente:
- Valide a assinatura digital: Tenha certeza de que a assinatura digital foi incluída corretamente no arquivo XML.
- Envie o DANFE ao destinatário: O DANFE é o documento que o cliente irá utilizar para conferir os dados da nota e acompanhar o transporte do produto.
- Armazene corretamente o XML: Utilize um sistema seguro para armazenar os arquivos XML, garantindo que eles estarão disponíveis em caso de auditorias fiscais.
Conclusão
Emitir a nota fiscal NFe 4.0 pode parecer um processo complexo, mas seguindo os passos descritos aqui, sua empresa conseguirá realizar essa tarefa de forma simples e eficiente.
Lembre-se de garantir que seu sistema emissor está atualizado para a versão 4.0 e que todos os dados fiscais são preenchidos corretamente para evitar problemas na transmissão da nota.
Além disso, a organização dos arquivos XML e o correto armazenamento das notas são fundamentais para manter a empresa em conformidade com a legislação.
