Como Preencher Nota Fiscal? Evite Problemas Fiscais

Se você abriu uma empresa recentemente, precisa saber como preencher nota fiscal.

A emissão de uma Nota Fiscal é uma etapa crucial no processo de negócios, seja você um pequeno empreendedor ou um grande empresário.

Ela não só legitima a venda de produtos ou a prestação de serviços, mas também é fundamental para a administração adequada dos impostos e tributos.

A não emissão de uma nota fiscal pode levar à acusação de sonegação fiscal. Mas, como preencher corretamente uma nota fiscal? Quais são os passos a seguir e os campos a preencher?

Neste guia, vamos desmistificar o processo de preenchimento de uma nota fiscal, passando pelos dados do emitente e do destinatário, até a descrição detalhada do produto e o cálculo dos tributos.

Além disso, também vamos falar sobre a importância do arquivo XML e as consequências de não emitir uma nota fiscal. Vamos tornar essa tarefa uma parte simples e fácil do seu processo de negócios.

Como preencher nota fiscal?

Muita gente fica na dúvida de como preencher nota fiscal justamente devido ao fato de existirem diversos campos a se preencher.

Devido a isso, é perfeitamente normal que você fique na dúvida de como fazer isso. Mas, por se tratar de um documento essencial, é preciso saber o passo a passo correto de como preencher nota fiscal.

Até mesmo porque a nota fiscal é responsável por conferir o devido pagamento de impostos e demais tributos.

Isso quer dizer que, aqueles que não emitem nota, podem receber a acusação de sonegação de imposto, causando problemas com a justiça.

Para evitar esse problema, abaixo explicamos todo o passo a passo de como preencher nota fiscal.

Dados

Primeiro de tudo os dados que você deve inserir são os seguintes:

• CNPJ;
• Nome fantasia;
• Razão social;
• Inscrição municipal e estadual;
• Contato;
• Endereço.

Ainda é preciso informar se a empresa faz parte do Simples Nacional ou não. Na maior parte das vezes, preencher essas informações deve ser feito apenas uma vez, haja vista que depois disso você pode usar o mesmo perfil.

E isso só se torna possível porque essas informações não mudam. Mas, caso ocorra qualquer alteração, basta mudar os dados.

Cliente

Ao falar sobre como preencher nota fiscal, é fundamental ficar atento a respeito das informações do seu cliente.

Aqui, é preciso preencher os dados do seu cliente, o qual fez a compra do seu produto ou serviço. Para tal, deve-se informar os seguintes dados:

• CNPJ;
• Nome fantasia;
• Razão social;
• Inscrição municipal e estadual;
• Endereço.

Se porventura se tratar de uma pessoa física que esteja adquirindo seu produto, basta informar o CPF, nome completo e endereço.

Produto

Nessa etapa, é preciso informar o nome do produto e a sua descrição. Apenas tenha em mente que, quanto mais completa e detalhada, mais eficiente será a emissão da nota.

Se porventura existir produtos similares ou iguais, o ideal é detalhar tudo quanto for possível, até mesmo para que seja possível identificar com maior facilidade.

Além do mais, ainda é preciso informar a quantidade que vendeu e o valor da unidade do produto em questão.

Agora, em classificação do produto, procure seguir o Código Especificador de Substituição Tributária (CEST) e a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).

Tributos

Não há formas de falar sobre como preencher nota fiscal e deixar de mencionar sobre os tributos, uma vez que também são partes vitais do processo.

Outro cuidado que se deve ter é a respeito dos produtos, uma vez que é preciso fazer o cálculo dos tributos em cada nota, como o ICMS ou algum outro do gênero que se deve aplicar.

Além disso, apenas tenha em mente que o regime em que o negócio está inserido que define os tributos. Ou seja, existe um código específico para cada tributação.

Mas, ainda é preciso colocar a origem do produto, para poder ver se existe algum tipo de imposto aduaneiro.

XML

O XML nada mais é que o arquivo da nota fiscal eletrônica, o qual é bastante semelhante a um comprovante.

Trata-se, inclusive, de um documento que é preciso enviar ao cliente, junto com o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE.

Por que é necessário emitir nota fiscal?

Agora que já sabe como preencher nota fiscal, é preciso entender porque esse entendimento é tão fundamental.

A Nota Fiscal é um documento fiscal que tem como objetivo registrar a transferência de propriedade ou a prestação de serviços entre uma parte vendedora e uma parte compradora.

A principal finalidade de emitir uma nota fiscal é registrar a venda de produtos ou serviços. Isso é crucial por várias razões:

Contabilidade e Administração

A nota fiscal serve como um recibo para o cliente, confirmando que a venda foi realizada. Além disso, a emissão de notas fiscais permite que as empresas rastreiem suas vendas e mantenham registros precisos.

Isso é fundamental para a contabilidade e a administração do negócio, pois permite um controle eficiente sobre as transações comerciais e o fluxo financeiro.

Conformidade Fiscal e Legal

A emissão de nota fiscal é obrigatória em muitas jurisdições para cumprir as leis fiscais. As empresas precisam registrar e reportar suas vendas para o governo, o que é feito por meio da emissão de notas fiscais. Não emitir uma nota fiscal pode levar a penalidades e multas por evasão fiscal.

Transparência para o Consumidor

A nota fiscal também beneficia o consumidor, pois fornece um registro detalhado do que foi comprado, incluindo o preço de cada item, taxas aplicáveis e o valor total pago.

Isso ajuda a assegurar a transparência e a honestidade nas transações comerciais.

Garantia e Serviço Pós-Venda

Além disso, a nota fiscal muitas vezes é necessária para reivindicar garantias ou serviços pós-venda.

Ela serve como prova de compra, demonstrando que o consumidor adquiriu legalmente o produto ou serviço. Sem essa prova, pode ser difícil para o consumidor obter reparos, substituições ou reembolsos.

Conclusão

Em suma, a emissão de notas fiscais é essencial para manter a integridade das transações comerciais, para cumprir com as obrigações fiscais e legais e para proteger os direitos dos consumidores.

As empresas devem saber como preencher nota fiscal para cada venda ou serviço prestado para garantir que estejam em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis e para fornecer transparência e responsabilidade para seus clientes.